1、票据经营机构决策层应当加强对内部控制的关注和引导,充分认识内部控制的重要性和自身在内部控制中所应尽的义务及应承担的责任,高度重视并自觉参与内部控制建设,定期听取有关内控工作回报,加强管理并督促有关部门落实整改措施。
2、票据经营机构应当建立科学有效的激励约束机制和人力资源管理机制,培训良好的企业精神和内部控制文化,设定鼓励内控合规的基调,倡导并推行诚信和正直的价值观念,对票据从业人员进行岗位培训,实现票据从业人员资格认证。
3、票据经营机构应当建立涵盖全业务、全流程的风险管理系统,开发和运用风险量化评估的方法和模型,对信用风险、市场风险、操作风险等各种风险进行持续有效的识别、计量、评估、监控和报告。
4、票据经营机构应当对各项票据业务制定全面、系统、成文的制度和程序,并保持统一的业务标准和操作要求,避免因管理层的变更而影响其连续性和稳定性。设立新的机构或开办新的业务,应当事先制定有关的政策、制度和程序,对潜在的风险进行计量和评估,并提出风险防范措施。
5、票据经营机构应当建立内部控制的评价制度,对内部控制的制度建设、执行情况进行回顾和检讨,并根据法律法规、组织结构、经营状况、市场环境变化进行修订和完善。
6、票据经营机构应当明确划分相关部门之间、岗位之间的职责,建立职责分离、横向与纵向相互监督制约的机制。各个岗位应当有正式、成文的岗位职责说明和清晰的报告关系。对重要岗位人员进行定期轮换,对以下业务及人员实行恰当的责任分离制度:
(1)资金营运业务前台交易、中台控制与后台结算。
(2)资金交易操作、授权审批、台帐管理、风险控制、资金调拨、会计核算。
(3)票据业务经办、审查、审批。
(4)汇票业务印、押(压)、证。
(5)资金汇划系统、人民银行大额支付系统业务的录入、复核、授权。
(6)空白重要凭证保管与相应重要业务印章(汇票专用章、财务专用章)的使用。
(7)会计经办、主办、主管。
(8)会计参数系统的申请、复核、审批。
(9)网上银行经办与授权。
(10)柜员卡的发放与使用。
(11)会计核算与其事后监督。
(12)资金调拨、会计核算与市场营销。
(13)账务记载与财务核对。
(14)票据发出托收与托收核销。
(15)其他有必要实行责任分离的部门或岗位。
7、票据经营机构应当在上级机构给予的授权范围内,根据各分支机构和业务部门的经营水平、风险管理能力、地区经济环境和业务发展需要,建立相应的授权体系。转授权应适当、明确,并采取书面形式。
8、票据经营机构应当实现业务操作和管理的电子化,利用计算机程序监控等现代化手段,锁定分支机构和业务部门的业务权限,对分支机构和业务部门实施有效的管理和监控。
9、票据经营机构应当对重要部门和岗位建立实施完备有效的应急应变计划,对因以外灾害、系统故障及人为原因可能造成的各类突发事件或故障,建立有效的应急制度,应急措施应当及时、有效,确保资金、人员和设施安全,对重要岗位人员建立适当的人员备份。
10、票据经营机构应当实现经营管理的信息化,建立管理信息系统,建立有效的信息交流和反馈机制,确保管理层及时了解本机构经营和风险状况,确保每一项信息能够传递给相关员工,各个部门和员工的有关信息能够顺畅反馈,建立重大事项报告制度。